Voor dit doel gebruik een projectmatige aanpak waarbij structuur, eigenaarschap en samenwerking in het midden staan. Om overzicht te creëren, heb ik het project uitgewerkt in een strokenplanning in Excel. Deze planning maakt zichtbaar wie waarvoor verantwoordelijk is, wie betrokken wordt en hoe de voortgang verloopt. Dit sluit ook aan bij mijn organisatorische en zorgvuldige manier van werken. Door deze planning actief te beheren laat ik mijn organisatorische kwaliteiten zien en neem ik bewust verantwoordelijkheid voor het bewaken van het overzicht, de voortgang en de kwaliteit binnen het project.

Om collega’s mee te nemen in de planning communiceer ik deze tijdens overlegmomenten, zoals het 9-uurtje op maandagochtend bij mij op de afdeling, dat als doel heeft: wat heb je afgelopen week gedaan? Wat ga je aankomende week doen? En wie heb je waarvoor nodig? Ook zal ik acties aanmaken in het kwaliteitsmanagementsysteem ManualMaster om de voortgang te waarborgen en acties, deadlines en verantwoordelijkheden vast te leggen. Tijdens deze momenten zet ik mijn behulpzame en communicatieve kwaliteiten in door actief te luisteren, collega’s te ondersteunen waar nodig en tegelijkertijd duidelijk te blijven over de planning.

Omdat de planning binnen een 24/7-organisatie kan afwijken, monitor ik de voortgang meerdere keren per week. Wanneer blijkt dat het tijdspad onder druk komt te staan, ga ik het gesprek aan, prioriteiten herzien en realistische aanpassingen voorstellen en doorzetten. Hierbij oefen ik bewust mijn flexibiliteit en leer ik beter omgaan met onverwachte veranderingen, zonder het projectdoel uit het oog te verliezen. Hierbij pas ik bewust mijn flexibele en geduldige houding toe, door begrip te tonen voor de situaties van mijn collega’s en de verantwoordelijkheid te nemen om de planning bij te sturen.

De strokenplanning is een continu document dat gedurende het project wordt aangevuld en aangepast. Door deze planning zichtbaar te houden en regelmatig te bespreken tijdens overlegmomenten met collega’s, ben ik voor collega’s voldoende aanwezig en aanspreekbaar om aan het einde van het projectgerichte feedback te kunnen ophalen. Dit helpt bij zowel de evaluatie van het project als bij mijn persoonlijke ontwikkeling.

Aan het einde van het project zet ik een spelvormige werkvorm in om te evalueren in hoeverre ik mijn doel heb behaald. Deze werkvorm is gericht op het zichtbaar en meetbaar maken van mijn gedrag als projectleider tijdens de implementatie van ManualMaster. De uitkomst van deze spelvormige evaluatie en het formatieve beoordelingsformulier gebruik ik om te evalueren en te reflecteren op mijn eigen rol als projectleider en gerichte vervolgstappen te formuleren voor mijn verdere professionele groei.

Plan van aanpak